Apps de notas: armazenam conhecimento
Google Keep, Notion e Evernote são para capturar e armazenar informação que você vai consultar depois. Pergunta guia: "Que informação eu quero encontrar depois?" Notas não têm prazo — ficam disponíveis até que você as delete.
Apps de tarefas: gerenciam ações
Todoist, Microsoft To Do e Google Tasks são para ações que precisam ser executadas. Pergunta guia: "O que eu preciso fazer (e ainda não fiz)?" Tarefas têm prazo e status — o objetivo é esvaziar a lista.
Calendários: gerenciam o tempo
São para compromissos com horário fixo. Pergunta guia: "O que acontece quando?"
O sistema integrado mais simples
- Notas: Google Keep — para capturar qualquer coisa rapidamente
- Tarefas: Google Tasks — para o que precisa ser feito
- Calendário: Google Agenda — para o que tem hora marcada
Todos gratuitos, todos da Google, todos integrados entre si.