Por que usar três ferramentas em vez de uma?
Calendário, tarefas e lembretes têm propósitos diferentes. Tentar usar apenas uma ferramenta para tudo resulta num caos difícil de gerenciar.
Entendendo cada ferramenta
O calendário é para coisas que acontecem em um momento específico no tempo: reunião às 14h, consulta médica na quinta às 10h30. Regra de ouro: se tem hora de início e fim, vai para o calendário.
A lista de tarefas é para ações que precisam ser concluídas, mas que você pode executar em qualquer momento: "responder o e-mail do cliente", "pagar boleto".
Os lembretes são para coisas que você precisa fazer em um momento específico e que podem ser apagadas depois: "ligar para a clínica às 8h".
Configuração prática recomendada
Calendário: Google Agenda — para todos os compromissos com horário definido.
Tarefas: Google Tasks — para todas as tarefas sem horário fixo.
Lembretes: Google Assistente — basta falar "Ok Google, me lembra de ligar para o médico amanhã às 9h".
O erro mais comum
Criar um sistema complexo demais no início e abandonar tudo em duas semanas. Comece simples e use por 30 dias antes de adicionar qualquer complexidade.